5 Vorteile einer digitalen Unterschrift für Ihr Unternehmen

Vertragsabschlüsse, Betriebsvereinbarungen, Feedback-Dokumente und und und. In HR-Abteilungen existieren unzählige Dokumente. Was sie alle vereint? Die Unterschrift.

Oft erfolgt diese noch immer physisch mit Stift & Papier. Und das, obwohl handschriftliche Signaturen echte Produktivitätskiller sind. Sie verkomplizieren die unternehmensinternen Prozesse, verursachen hohe Kosten und rauben der Personalabteilung wertvolle Zeit.

Kein Wunder also, dass fast drei Viertel der Deutschen sich von mehr Unternehmen Möglichkeiten für digitale Unterschriften wünschen.

Wenn Sie tamigo bereits nutzen, können Sie diesem Wunsch nun ganz einfach nachkommen – ohne dafür einen anderen Service nutzen zu müssen! Denn mit unserer Visma-Addo-Integration fügen Sie digitale Signaturen ganz einfach in Ihre bestehenden HR-Workflows ein.

Was ist eine digitale Signatur?

Digitale Signaturen stellen das elektronische Äquivalent zu eigenhändigen Unterschriften dar. Sie ermöglichen es Ihnen, Dokumenten online zuzustimmen, ohne diese auszudrucken, manuell zu unterzeichnen und als Brief oder Scan zu verschicken.

Um dabei stets das höchste Sicherheitsniveau zu gewährleisten, verwenden digitale Signaturen eine Technologie, die als Public Key Infrastructure (PKI) bekannt ist. Diese wahrt die Integrität des Dokuments und überprüft gleichzeitig die Identität der unterzeichnenden Person.

So erstellen Sie digitale Signaturen in tamigo?

Die Visma-Addo-Integration von tamigo stellt eine leistungsstarke Erweiterung unseres Moduls zur Vertragserstellung dar.

So können Sie fortan nicht mehr nur digitale Dokumente generieren oder hochladen. Sondern auch rechtsverbindliche Unterschriften von allen Mitarbeitenden sowie Vorgesetzten einholen und anschließend sicher verwahren. Alles digital und direkt in tamigo.

Das Beste: Der gesamte Ablauf wird digital protokolliert und Erinnerungsmeldungen können automatisiert verschickt werden. Das schafft Transparenz und spart Ihnen wertvolle Zeit. Der primäre Einsatzbereich, für digitale Signaturen, sind Mitarbeiterverträge. Das macht sie ideal für große Einzelhandelsketten, die mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation konfrontiert sind.

Jedoch eigenen sie sich ebenso gut für Mitteilungen zur Datenschutzgrundverordnung, Vertragsänderungen, Gesundheits- & Sicherheitsrichtlinien und vieles mehr.

5 Vorteile digitaler Signaturen

Möchten Sie wissen, warum Ihr HR-Team, Ihre Mitarbeitenden und Ihr gesamtes Unternehmen von den digitalen Signaturen begeistert sein werden? Dann haben wir hier die wichtigsten Vorteile für Sie.

1. Verschlanken Sie Ihre Workflows

Fast keine Veränderung prägte den Einzelhandel in den letzten Jahren stärker als die Digitalisierung. Ein Ende scheint dabei nicht in Sicht zu sein.

Laut der „Trends im Handel 2025“-Studie von KPMG wird die nahtlose Integration aller Geschäftsprozesse künftig immer wichtiger werden.

Genau hier kommen digitale Signaturen ins Spiel. Immerhin verschlanken sie nicht nur Ihre unternehmensinternen Abläufe, sondern verkürzen auch die Umschlagzeiten von Dokumenten erheblich.

„Ein zukunftsfähiges „Omni-Business“, das auf einer bedarfsgerechten Wertschöpfung basiert, verlangt den breiten Einsatz digitaler Technologien und intelligenter Datenanalysen“

Trends im Handel 2025, KPMG

Besonders hinsichtlich der Personalbeschaffung ist das von großem Nutzen. Schließlich können neu eingestellt Mitarbeitende und Führungskräfte ihre Verträge so innerhalb weniger Minuten unterschreiben. Bei handschriftlichen Unterzeichnungen dauert dieses Prozedere mitunter mehrere Stunden oder gar Tage.

Zusätzlich ist der digitale Prozess deutlich transparenter. Anstatt in einem Regal in den hintersten Ecken des Büros abgelegt zu werden, stehen die unterzeichneten Dokumente in tamigo digital zur Verfügung. So sind sie für alle Beteiligten leicht zugänglich und Kommunikationsengpässe können künftig besser vermieden werden.

2. Entlasten Sie Ihr HR-Team

Für fast die Hälfte aller Personalverantwortlichen weltweit ist Zeitmangel das größte Hindernis bei der Erreichung von Unternehmenszielen. Das ist keine Überraschung. Schließlich hat die Wirtschaft hierzulande aktuell mit großen Personalengpässen zu kämpfen.

Um diese Lücken zu kompensieren, verdoppeln unzählige Personalabteilungen derzeit ihre Anstrengungen in der Personalbeschaffung. Gleichzeitig bemühen sie sich auch um die Bindung von existierenden Mitarbeitenden.

Die Folge: Berge von Papierkram. Hunderte, wenn nicht Tausende von Dokumenten, die monatlich verschickt werden müssen. Und unzählige Verträge, die ausgedruckt, gescannt und per Post oder E-Mail verschickt werden müssen.

Digitale Signaturen reduzieren diesen Verwaltungsaufwand maßgeblich. Denn sie ermöglichen es Ihnen, den gesamten Unterzeichnungsprozess digital zu verwalten und Signaturen zeit- sowie ortsunabhängig einzuholen. So verkürzen Sie die gesamte Bearbeitungsdauer maßgeblich.

3. Gewährleisten Sie Rechtsgültigkeit und Sicherheit

Machen Sie sich Gedanken, ob Ihre digitale Signatur rechtsgültig ist?

Das brauchen Sie nicht. Denn digitale Unterschriften sind ebenso verbindlich wie ihre schriftlichen Pendants. Und das schon seit einer ganzen Weile. Bereits 1999 verabschiedete die Europäische Union eine Richtlinie über elektronische Signaturen.

Und wenn es um die Sicherheit geht, sind digitale Signaturen sogar unbestritten im Vorteil:

  • Fälschungssicher. Unterzeichnende Personen müssen ihre Identität verifizieren, um digital zu unterschreiben. Dabei können Sie in tamigo selbst entscheiden, welche Verifizierungsmethode sie verwenden. Zu den Optionen gehören die eID oder ein SMS-Code.
  • Audit-Pfad inklusive. Der digitale Unterschriftenprozess protokolliert jede Aktivität. Das Protokoll wird auf dem sicheren Online-Server von Visma Addo gespeichert. Es ist eine vollständige Dokumentation darüber, wann das Dokument beispielsweise gesendet, geöffnet und signiert wurde.
  • Verfälschungssicher. Sobald Ihr Dokument unterzeichnet ist, wird es automatisch digital versiegelt. Somit kann es ab diesem Zeitpunkt in keiner Weise mehr verändert werden.

4. Steigern Sie Ihre Mitarbeitererfahrung

Ihre Mitarbeitenden mögen es bequem und sind daran gewöhnt, Verträge aller Art schnell und unkompliziert online abzuschließen. Warum also nicht auch im Arbeitskontext?

Mit einer digitalen Signatur können Ihre Mitarbeitenden innerhalb weniger Minuten unterschreiben und ihren Tagesablauf wie gewohnt fortsetzen. Von überall und auf jedem Gerät. Das erhöht nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern stellt zudem sicher, dass ihre Produktivität durch den Unterzeichnungsprozess nicht beeinträchtigt wird.

Das Gleiche gilt für Ihre Neueinstellungen.

Denn wenn Sie von neuen Mitarbeitenden verlangen, den Vertrag auszudrucken, zu unterschreiben, wieder einzuscannen und per E-Mail zurückschicken, ist das ein umständlicher Prozess, der schnell einen veralteten Eindruck machen kann.

Digitale Unterschriften hinterlassen hingegen den Eindruck eines modernen Unternehmens, in dem Wert auf eine einwandfreie Mitarbeitererfahrung gelegt wird.

5. Verringern Sie Ihre Umweltbelastung

Nachhaltigkeit ist für uns und viele unsere Kund:innen ein zentrales Anliegen. Und mit dem Einsatz von digitalen Unterschriften leisten Sie dazu einen wertvollen und unmittelbaren Beitrag.

Denn durch die Reduzierung Ihres Papierverbrauchs schonen Sie Ressourcen wie Wasser und Bäume. Und das ist wichtig. Schließlich sind die Vorräte der Erde endlich und die Verwendung von Papier stellt eine erhebliche Umweltbelastung dar.

So bindet bereits die Papierherstellung eine große Menge an Ressourcen. Um beispielsweise 100 Blatt normales Druckpapier herzustellen, werden knapp 26 L Wasser, 1,5 kg Holz und 5,4 kWh Energie benötigt.

Hinzu kommt der Verbrauch zur Herstellung von Tinte und Toner, die CO2-Emissionen der Transportwege und und und.

Möchten Sie von den Vorteilen digitaler Signaturen profitieren?

Nutzen Sie tamigo bereits? Dann wenden Sie sich einfach direkt an Ihren Customer Success Manager oder den Kunden-Support, um mehr zu erfahren.

Sie nutzen tamigo noch nicht? Eine unverbindliche und kostenlose Online-Demo ist eine wunderbare Möglichkeit, tamigo und unsere Visma-Addo-Integration in Aktion zu erleben.