Wie ALDI Dänemark seinen Managern täglich 30 Minuten Verwaltungsaufwand erspart

„Wie haben unsere Filialverantwortlichen auf tamigo reagiert? Mit Begeisterung!“

Während ALDI Dänemark in die Modernisierung seiner einzelnen Filialen investierte, stellte das Unternehmen auch sein Workforce Management auf den Prüfstand.

Die Steigerung der Mitarbeiterbindung und Verbesserung der betrieblichen Effizienz hatten dabei oberste Priorität.

Deutsches Schwergewicht in Dänemark

ALDI zählt seit Jahrzehnten zu den erfolgreichsten Supermärkten in Deutschland. Doch nicht nur hierzulande ist die Discounter-Kette äußerst beliebt. Auch im Norden Europas hat sich das Unternehmen ein wichtiges Standbein aufgebaut. 

Die erste dänische ALDI-Filiale eröffnete 1977. Seitdem hat sich einiges getan und mittlerweile betreibt das Einzelhandelsunternehmen landesweit fast 200 Filialen.

Vor fünf Jahren begann das Unternehmen dann mit einem ehrgeizigen Modernisierungsplan: Die Inneneinrichtung wurde heller und die Gänge breiter. Zudem kamen neue Standorte hinzu.

Parallel zur radikalen Verbesserung des Einkaufserlebnisses rückte auch das Arbeitsleben der ALDI-Mitarbeitenden in den Mittelpunkt.

Was musste sich ändern?

Thomas Sørensen kam 2020 als Projektmanager zu ALDI Dänemark. Als Einzelhändler durch und durch sowie bekennender „Daten-Nerd“ widmete er sich schnell dem Workforce Management (WFM) des Unternehmens. 

Zu jenem Zeitpunkt bestand das WFM aus einem Mix aus Pen & Paper und einem Zeiterfassungssystem. Dies hatte negative Auswirkungen auf insbesondere zwei Schlüsselbereiche.

Sie möchten wissen, was genau sich hinter WFM versteckt? Die Definition, Ziele und Benefits finden Sie in unserem Artikel „Was ist Workforce Management"

Mitarbeiterfluktuation

Die Mitarbeiterbindung ist für viele Retailer ein immerwährendes Problem. Auch bei ALDI war dies nicht anders. Ganz im Gegenteil. Die Fluktuation war bei dem Einzelhandelsgiganten sogar „höher als der Branchendurchschnitt.“

Laut Thomas war das Zeiterfassungssystem des Unternehmens ein wahrscheinlicher Mitverursacher.

„Das System rundete die Arbeitszeiten auf und ab. Zudem konnte es geleistete Überstunden nach dänischen Vorschriften nicht korrekt erfassen.“

Eine Herausforderung für ALDIs Lohnbuchhaltung. Denn das Team vergeudete viel Zeit mit der dreifachen Überprüfung von geleisteten Arbeitsstunden und der Verfolgung von Unregelmäßigkeiten.

Überdies war das Lohn- und Gehaltssystem für die Mitarbeitenden nicht transparent genug. Hatten sie eine Frage zu ihren Lohnabrechnungen, mussten sie die Personalabteilung anrufen. Diese wiederum musste die Fragen manuell anhand von Spreadsheets oder Zetteln überprüfen.

Für eine junge Belegschaft, die es gewohnt ist, alles sofort per Smartphone zu erledigen, entsprach dies nicht den Erwartungen.

Die alltäglichen Prozesse der Manager

In ihrem Arbeitsalltag verbrachten die Filialverantwortlichen sehr viel Zeit mit banalen Aufgaben. Beispielsweise, wenn sich Mitarbeitende krankmeldeten.

„Um Ersatz zu finden, mussten die Filialverantwortlichen die Verkaufsfläche verlassen und ins Büro gehen. Sie verschickten E-Mails oder tätigten Anrufe und kehrten danach auf die Fläche zurück. 10 Minuten später gingen sie erneut ins Büro, um nach Antworten zu schauen“, sagt Thomas.

„Wenn sich jemand fand, mussten sie sich in das System einloggen, die Ladezeiten der Seiten abwarten und die Dienständerung manuell erfassen. Der ganze Vorgang konnte eine halbe Stunde in Anspruch nehmen“, fügt er hinzu.

Und das nur für eine einzige Person.

„Wenn man bedenkt, wie viele ALDI-Angestellte es in ganz Dänemark gibt ... nun, man kann sich vorstellen, wie viel Zeit die Manager mit solchen Verwaltungsaufgaben verschwendet haben.“

Die Lösung

Gemeinsam mit einem Beratungsunternehmen begaben sich Thomas und sein Team auf die Suche nach einer geeigneten Workforce Management Software.

Diese sollte:

  • den Mitarbeitenden mehr Transparenz hinsichtlich ihrer Gehälter und Dienstpläne bieten
  • die tägliche Arbeit der Manager erleichtern und gleichzeitig unkompliziert in der Nutzung sein
  • an die dänischen Arbeitsgesetze und Tarifverträge angepasst werden können

„Was mich bei tamigo wirklich beeindruckt hat, war die Ehrlichkeit.“

Thomas Sørensen, ALDI Dänemark

tamigo erfüllte alle Anforderungen. Darüber hinaus fand Thomas, dass die beiden Unternehmen ähnliche Ziele vertreten und kulturell gut zueinander passten.

„Was mich bei tamigo wirklich beeindruckt hat, war die Ehrlichkeit. Wir hatten ein knappes Zeitfenster für die Implementierung festgelegt. tamigo war absolut ehrlich dahingehend, was in dieser Zeit realisierbar war und was später kommen musste.“

Die Ergebnisse

ALDI Dänemark setzt tamigo seit November 2021 ein. Weniger als ein Jahr später sagt Thomas, dass die Verbesserungen deutlich sind.

Eine bessere Mitarbeitererfahrung

Für Enterprise-Unternehmen ist tamigo in hohem Maße an die jeweiligen nationalen Arbeitsvorschriften anpassbar. Die Hauptverwaltung von ALDI Dänemark konnte innerhalb der Software „die Kontrolle übernehmen“ und Regeln für Überstunden, Arbeitszeiten und mehr einrichten.

Dies führte zu genaueren Zeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen sowie einer akkurateren Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Mitarbeitenden konnten dabei alles in der tamigo App nachvollziehen.

„Anstatt die Personalabteilung anzurufen, können die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten in der App selbst überprüfen. Die Zahlen sind da, und sie können ihnen vertrauen.“

In Kombination mit den anderen Funktionen von tamigo (z. B. Dienstpläne in Echtzeit und einfache Anträge auf Schichttausch) ist es für die Mitarbeitenden nun wesentlich einfacher, ihr Arbeitsleben zu managen.

„Funktionen wie diese“, sagt Thomas, „helfen uns definitiv bei unseren Bemühungen um die Mitarbeiterbindung.“

Manager gewinnen ihre Zeit zurück

Erinnern Sie sich noch daran, wie lange es früher gedauert hat, jemanden wegen eines Schichttauschs anzurufen? Bei tamigo sieht der Prozess ganz anders aus. 

„Eine Filialverantwortliche hat es mir so beschrieben: Sie nimmt ihr Handy in die Hand und gibt die Schicht in der tamigo App frei. So ermöglicht sie es ihren Angestellten einfach auf diese zu bieten. Minuten später erhält sie eine Benachrichtigung und genehmigt mit einem Klick das Gebot. Fertig.“

Es ist nun nicht mehr nötig, für solche Aufgaben ins Büro zu gehen. Denn der Dienstplan (und der dazugehörige Stundenzettel) wird in tamigo sofort aktualisiert.

Diese Effizienzgewinne setzen sich in der gesamten Prozesskette fort. Beispielsweise verbringen die Regionsverantwortlichen jetzt lediglich eine halbe Stunde pro Woche damit, ihre Filialen zu überprüfen. Zuvor war es knapp eine Stunde täglich.

„Wir schätzen, dass unsere Filialverantwortlichen mit tamigo täglich zwischen 15 und 30 Minuten an Verwaltungsaufwand einsparen. Das ist enorm!“

Sie möchten wissen, wie Workforce Management Ihnen hilft, die betriebliche Effizienz Ihres Supermarkts zu steigern und Mitarbeitende langfristig zu binden? In unserem kostenlosen On-Demand Webinar mit WFM-Experten Guido Zander geben wir Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen und praktische Tipps.