Stationäre Einzelhändler in Deutschland haben es aktuell schwer. Denn der Einzelhandel steckt in einem strukturellen Wandel und E-Commerce-Giganten befinden sich auf dem Vormarsch.
Die Folge: Geschäfte vieler Orts müssen schließen. Laut HDE Prognosen droht in diesem Jahr rund 16.000 Retail Shops in Deutschland das Aus. Umso wichtiger ist es, dass Ihre Store Manager potenzielle Chancen und Gefahren frühzeitig erkennen und gezielte Maßnahmen ergreifen. Das Zauberwort: Key Performance Indicators (KPIs).
Doch welche KIPs sind im Einzelhandel wirklich relevant? Und wie kann eine Workforce Management Software wie tamigo Sie bei der Messung unterstützen?
Was sind KPIs?
KPIs (Kennzahlen als Synonym), sind bereits seit tamigo‘s Gründung 2006 eine Kernfunktion unserer Workforce Management Software. In den letzten Jahren haben wir zahlreiche internationale Unternehmen dabei unterstützt, sich mittels KPIs auf dem hart umkämpften Handelsmarkt strategisch durchzusetzen.
Dabei ist uns aufgefallen, dass Kennzahlen oft fälschlicherweise mit Zielen gleichgesetzt werden. Es lohnt sich also, beide Metriken voneinander abzugrenzen und sich die KPI Definition für den Einzelhandel näher anzuschauen.
Ziel: Ein übergeordnetes strategisches Unternehmensziel, das in der Regel vom Management oder der Geschäftsleitung festgelegt wird. Beispielsweise: „Steigerung des Gesamtumsatzes um 10 % in diesem Jahr“.
Key Performance Indicators (KPIs): Schlüsselkennzahlen, die Ihren Fortschritt in Richtung des Ziels messen. Sie bilden den Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens ab. Der Wert muss quantifizierbar und objektiv sein, beispielsweise: „Umsatz pro Mitarbeiter:in“.
Übrigens: Leistungskennzahlen sind für alle Arten von Geschäftsprozessen nützlich; nicht nur für den Vertrieb. Innerhalb unserer Workforce Management Software haben wir deswegen zahlreiche KPI Kategorien. Dazu gehören Produktivität und Optimierung, Kostenkontrolle und Personalverwaltung.
Warum sind KPIs wichtig?
Wenn richtig eingesetzt, haben Kennzahlen (KPIs) eine unglaubliche Aussagekraft.
- KPIs halten Ihr Unternehmen auf Kurs: Im Gegensatz zum Bauchgefühl sind KPIs harte Fakten, welche die Leistung Ihres Unternehmens auf den Punkt bringen. Sie zeigen Ihnen klar und deutlich, in welchen Bereichen Sie erfolgreich sind und wo es noch Lücken gibt.
- KPIs ermöglichen Ihnen, proaktiv zu handeln: Der springende Punkt bei KPIs ist, dass sie messbar sind – stündlich, täglich und monatlich. Sie werden nicht erst am Ende des Geschäftsjahres feststellen, dass Sie noch weit von Ihren Unternehmenszielen entfernt sind. Mit KPIs erhalten Sie Echtzeit-Einsichten, wann immer Sie möchten und können, wenn nötig, geeignete Steuerungsmaßnahmen ergreifen.
- KPIs geben Ihren Mitarbeitenden einen klaren Fokus: Unternehmensübergreifende Geschäftsziele und das eigentliche Tagesgeschäft in den einzelnen Stores wirken oft zusammenhangslos. KPIs ändern dies und schlagen eine wichtige Brücke. Denn sie zeigen konkret auf, wie jede einzelne Person einen Beitrag zur Zielerreichung in einem bestimmten Zeitraum leisten kann.
Die wichtigsten KPIs für Einzelhändler
Supermärkte, Modegeschäfte, Kaufhäuser. Die Einzelhandelsbranche ist alles andere als homogen und jedes Unternehmen hat seine eigene Art, Erfolg zu messen. Es ist schier unmöglich, eine umfassende Liste aller KPIs für den Einzelhandel zu verfolgen. Dennoch gibt es einige wichtige KPIs, die jedes Einzelhandelsunternehmen überwachen sollte.
Bei tamigo arbeiten wir mit großen Einzelhändlern in ganz Europa zusammen und helfen ihnen, das Workforce Management zu optimieren. Hier sind die KPIs, die wir allen unseren Kunden aus dem Einzelhandel ans Herz legen.
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Produktivität
Der erzielte Umsatz pro Stunde.
Dieser wichtige KPI gibt einen klaren Überblick über die Leistung der Mitarbeitenden in den Zeiten, in denen sie aktiv Verkäufe tätigen. Etwa dann, wenn sie Kunden bedienen, statt Regale zu befüllen. Schulungen, Anreize und ein gutes Engagement tragen dazu bei, dass produktive Stunden noch ertragreicher werden.
Off-Floor Anteil
Die Anzahl der unproduktiven Stunden verglichen mit den Gesamtstunden.
Zu den unproduktiven Stunden gehören beispielsweise die Zeiten, in denen sich Shop Manager um administrative Aufgaben kümmern und das Ladenpersonal Regale auffüllt. Ohne vorausschauende Personalplanung kann es in solche Zeiten schnell zu Unterbesetzungen auf der Ladenfläche kommen. Das Resultat: weniger Umsatz.
Erzielter Umsatz pro Gesamtstunden
Der Umsatz über alle Stunden hinweg (produktiv und unproduktiv).
Ein wichtiger KPI, mit dem Sie einen Überblick über die Stoßzeiten Ihrer Shops erhalten. Dies hilft Ihren Store Managern, die Angestellten effizienter einzuteilen und sich für den großen Ansturm zu Peak-Zeiten zu wappnen.
Personalfluktuation
Anzahl der Personalabgänge verglichen mit aktiven Arbeitskräften.
Ist die Personalfluktuation in einem Ihrer Shops höher ist als in anderen? Dies könnte darauf hindeuten, dass Ihre Führungskräfte mehr Support oder Schulungen benötigen. Der richtige Zeitpunkt, um einen kritischen Blick auf Ihre Onboarding- und die Entwicklungsprogramme zu werfen.
Personalkosten
Personalkosten basierend auf Stundenlöhnen.
Die Lohnkosten beanspruchen meist einen großen Teil des Unternehmensbudgets im Einzelhandel. Vor allem, wenn Überstunden ins Spiel kommen. Um diesen Posten zu schmälern, könnte eine smarte und automatisierte Software für Personaleinsatzplanung die perfekte Lösung sein.
Lohnanteil
Höhe der Arbeitskosten im Vergleich zum Umsatz.
Ein tendenziell steigender Lohnanteil deutet auf einen Rückgang der Personalproduktivität hin. Das Resultat: höhere Kosten für Ihr Unternehmen. Um dies zu ändern, sollten sie im ersten Schritt das Engagement Ihrer Mitarbeitenden fördern.
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Abwesenheitsquote
Anzahl der Abwesenheitsstunden verglichen mit allen Stunden.
Mitarbeitende im Einzelhandel, die häufig fehlen, sind wahrscheinlich ausgebrannt oder demotiviert. Eine weitere mögliche Ursache dafür könnte eine ineffiziente Zeiterfassung sein – z. B. wenn Angestellte vergessen, sich einzustempeln. Die Einführung einer digitalen Stempeluhr kann die Lösung sein.
Herausforderungen bei der Überwachung von Kennzahlen im Einzelhandel
Nach der Entscheidung ist vor der Arbeit. Denn nachdem Sie sich für die passendsten KPIs entschieden haben, müssen Sie noch ein paar Hürden überwinden.
Ein paar der häufigsten Stolpersteine bei der Verfolgung Ihrer KPIs sind:
- Isolierte Informationen. Die Daten, die den KPIs zugrunde liegen, stammen aus zahlreichen Quellen: Zeiterfassungssysteme, POS-Systeme, Spreadsheets. All diese Daten zusammenzuführen, ist sowohl zeitaufwendig als auch komplex. Besonders für große Einzelhandelsketten, deren Shop Manager ihre eigenen bevorzugten Methoden zur Datenerfassung haben.
- Mangelnde Transparenz. Wissen Ihre Mitarbeitenden und Manager über ihre jeweiligen KPIs Bescheid? Wenn die KPIs nicht Teil ihrer täglichen Arbeit sind, werden sie diese schnell vergessen. Sie sollten in den von ihnen verwendeten Systemen sichtbar sein.
- Falsche Daten. In der Arbeit mit Spreadsheets schleichen sich hier und da immer wieder Fehler ein. Zudem sind manuellen Methoden anfällig für Betrug. Beispielsweise können Mitarbeitende angeben, dass sie länger gearbeitet haben, als sie es tatsächlich taten. Die Messung von KPIs ist sinnlos, wenn die Daten verfälscht sind.
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KPIs mit tamigo messen und überwachen
Möchten Sie die Herausforderungen in der Messung von KPIs überwinden? Schauen Sie sich zunächst Ihre derzeitigen Systeme an und hinterfragen Sie kritisch, ob sie zweckdienend sind. Eine Workforce Management Software wie tamigo rückt KPIs stärker in den Mittelpunkt und vereinheitlicht Prozesse Shop-übergreifend.
Denn in tamigo sind die KPIs:
- Transparent und kollaborativ. tamigo ist eine All-in-One-Lösung. Statt auf fünf verschiedene Systeme verteilt zu sein, sind die Daten für Finance, HR und Operations allesamt in tamigo vorhanden. Sie können direkt erhoben, analysiert und verglichen werden.
- Handlungsfähig. Alle Stakeholder Ihres Unternehmens können die jeweils relevanten KPIs sehen. Wenn Ihre Store Manager beispielsweise Dienste planen, können sie sich das KPI „Stunden Saldo“ neben dem Plan anzeigen lassen.
- Präzise. Dank Automatisierungen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche hilft tamigo, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden. Zudem sorgt die Zeiterfassungsfunktion tamigo Touch für eine genauere Erfassung der Arbeitszeiten.
- Vollständig personalisierbar: tamigo verfügt über vordefinierter KPIs. Also jene, die unsere Kunden erfahrungsgemäß immer wieder verwenden. Wenn Sie jedoch an anderen Kennzahlen interessiert sind, können Sie diese unproblematisch hinzufügen – direkt in unserer Software. Über unsere vielfältigen Integrationsmöglichkeiten können Sie zudem eine Fülle externer Daten importieren.
Nutzen Sie tamigo bereits? Dann können Sie in unserem Help Center mehr über KPIs im Einzelhandel erfahren.
Sie nutzen tamigo noch nicht? Unsere kostenlose Checkliste für Einzelhandelsunternehmen unterstützt Sie bei der Auswahl der passendsten Workforce Management Software – KPIs inklusive.