Mehr als nur Einsatzplanung: Was ist Workforce Management?

Workforce Management ist heute nicht mehr nur ein schickes Add-on für moderne Unternehmen. Es ist für jedes global agierende Unternehmen ein absolutes Muss. Denn um standortübergreifend sicherzustellen, dass sich die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort befinden, braucht es mehr als eine einfache Personaleinsatzplanung. 

Doch was ist Workforce Management eigentlich? Und für welche Unternehmen eignen sich die smarten und digitalen Lösungen besonders?

Excel war gestern – die Zukunft heißt Workforce Management

Ursprünglich wurde Workforce Management (WFM) in den 1980er-Jahren für Call Center entwickelt. Das Ziel war es dabei, die Produktivität der Belegschaft zu optimieren. Doch mittlerweile setzen global agierende Unternehmen zahlreicher Branchen auf das holistische Personalmanagement. 

Denn die Digitalisierung und Automatisierung der Personalprozesse von Unternehmen in Retail, Gastronomie und Hotellerie ist dringend notwendig. Schließlich ist die Personalsituation in Deutschland nicht erst seit dem Aufkommen der Corona Krise angespannt. Unterbesetzung durch falsche manuelle Kapazitätsplanung, überarbeitete Angestellte und Dienstplanchaos. All das wirkt sich negativ auf die Belegschaft und die Performance der einzelnen Stores aus.

„Bis 2026 wird der Wert des WFM-Markt auf rund 19 Mrd. US-Dollar steigen.“

Market Research Future

Digitale, smarte und flexible WFM Software kann dies abfangen. Kein Wunder also, dass die Nachfrage nach digitalen WFM-Lösungen derzeit explodiert.

So bewertete Market Research Future den WFM-Markt 2019 mit 6,1 Mrd. US-Dollar. Und der Trend nimmt weiter an Fahrt auf. Schätzungen zu Folge wird der Wert des Marktes bis 2026 auf rund 19 Milliarden US-Dollar steigen.

Mehr Erfolg für Retail und Gastgewerbe

Vor allem im Retail- und Gastgewerbe nutzen immer mehr Unternehmen WFM-Lösungen, um den Personalmangel standortübergreifend auszugleichen und die Performance im gesamten Unternehmen zu steigern.

Laut der Beratungsfirma Gartner werden “45 % der großen Unternehmen mit stundenweise bezahlten Arbeitnehmer:innen und einem variierenden Bedarf an Arbeitskräften die Automatisierung [bis 2025] nutzen, um Entscheidungen zur Personaleinsatzplanung zu verbessern.”

Der Grund: Workforce Management unterstützt Sie nicht nur bei der Optimierung von Mitarbeiterproduktivität und kennzahlenbasierter Performance. Es hilft Ihnen auch, Personal und Kapazitäten besser zu planen, das Arbeitszeitmanagement zu verbessern und analytische Einblicke in die Belegschaftsstruktur zu gewinnen. 

Mehr zu smarter Einsatzplanung mit Workforce Management erfahren Sie in unserem Artikel "Smartes WFM: Endlich unkomplizierte Einsatzpläne"

WFM – Mehr als nur Personaleinsatzplanung

Doch was ist Workforce Management überhaupt?

WFM ist ein Prozess zur Optimierung der Unternehmensperformance, z. B. im Einzelhandel und im Gastgewerbe. Dabei wird das Personal mithilfe von ganzheitlichen Analysen, Planung und Steuerung der Mitarbeitenden effektiv eingesetzt. Stets basierend auf Kapazitäten und Bedarf.

Im Grunde geht es um die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort zur richtigen Zeit! Also: um die Menschen im Unternehmen. Denn wenn Sie die richtigen Menschen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zusammenbringen, bieten Sie Ihren Kund:innen einen besseren Service.

„Die richtigen Leute … mit den richtigen Fähigkeiten … am richtigen Ort … zur richtigen Zeit!“

Damit wird klar, dass WFM weit mehr als eine reine Personaleinsatzplanung ist. Vielmehr umfasst es jegliche Maßnahmen, die zur Aufrechterhaltung einer optimalen und produktiven Belegschaft erforderlich sind. Das sind beispielsweise Personalmanagement (HR/HRM), Performance- und Weiterbildungsmanagement, Datenerfassung, Rekrutierung, Budgetierung, Prognosen, Zeitwirtschaft und Analysen.

Moderne WFM-Lösungen umfassen im Kern die folgenden Prozesse:

  • Management der Personaldaten
  • Prognose der Arbeitsbelastung und des Personalbedarfs
  • Personaleinsatzplanung und Dienstplan
  • Zeitwirtschaft (Verwaltung von Arbeitszeiten und -konten)
  • Lohnabrechnung, Analyse und Controlling

Dabei gilt: Je professioneller die Planung im Rahmen eines mehrstufigen WFMs erfolgt, desto besser können Ihre Mitarbeitenden abhängig von individuellen Fähigkeiten und den jeweiligen Bedarf des Stores eingesetzt werden. Das hat letztendlich auch Auswirkungen auf den Erfolg Ihrer einzelnen Stores.

Prozesse digitalisieren – diese Unternehmen profitieren insbesondere von WFM?

Eine WFM-Lösung wird in Zukunft für viele Unternehmen unentbehrlich sein. Doch passt sie auch in Ihr Unternehmen? Das ist eine berechtigte Frage. Immerhin hat jede Branche ihre eigenen Bedürfnisse und Anforderungen.

Dennoch profitieren Unternehmen aller Branchen von WFM. Insbesondere jene, die mit unterschiedlichen Standorten, sich schnell ändernden Kapazitäten und schwankenden Workloads konfrontiert sind. Schließlich helfen WFM-Lösungen dabei, eine Vielzahl von Aufgaben zu automatisieren und zu verschlanken.

Das sind nur einige der zahlreichen Benefits:

  • Schluss mit Spreadsheet-Chaos. Dienstpläne, die in Excel oder mit Stift und Papier geschrieben werden, sind schnell veraltet. Es muss sich nur ein/e Mitarbeiter:in krankmelden oder eine Schicht tauschen und schon geht das ganze Dienstplan-Puzzle wieder von vorn los. Moderne WFM Software ändert dies. Denn stellen sicher, dass die aktuellsten Informationen und Personaldaten an einem Ort und für alle Mitarbeitenden jederzeit verfügbar sind.
  • Mit Self-Service Prozesse digitalisieren und Mitarbeitende. Mit einem digitalen und smarten WFM gehören langwierige Planungs- und Bewilligungsprozesse der Vergangenheit an. Denn Mitarbeitende können in einer WFM-Lösung selbst auf ihren Dienstplan zugreifen, Schichten untereinander tauschen und Abwesenheiten beantragen.
  • Kommunikation in Echtzeit. Sie planen kurzfristig ein Store Event? Der nächste Schlussverkauf steht an? Die neue Produktreihe wird doch einen Tag später geliefert? In der Vergangenheit mussten Sie zahlreiche E-Mails schreiben oder alle Mitarbeitenden anrufen, um Informationen zu teilen. WFM Software ermöglicht Ihnen eine direkte Kommunikation über die Plattform. So können Sie relevante Entscheidungen transparent machen und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden erhöhen.
  • Produktivität mit KPIs monitoren und maximieren. Besucherzahlen sind täglichen und saisonalen Schwankungen ausgesetzt. Ihre Einsatzplanung sollte dies widerspiegeln. Denn eine höhere Besucherfrequenz eröffnet ein größeres Umsatzpotenzial. Mit intelligentem Benchmarking über Abteilungen und Standorte hinweg optimieren Sie Ihre Abläufe und Auslastungen. Importieren Sie einfach Ihre vorhandenen Footfall-Daten und sehen Sie im Voraus, ob es Lücken in der Personalbesetzung gibt. Erfahren Sie hier mehr über die wichtigsten KPIs im Retail.

Sie möchten mehr über die zahlreichen Benefits von smartem WFM und die wichtigsten Implementierungsschritte erfahren? Sichern Sie sich Ihre persönliche Version unseres kostenlosen Guides „Modernes Workforce Management“.

Hier geht’s zum Guide.

Betriebsabläufe standortübergreifend optimieren

Ein gut durchdachtes WFM kann Ihr Business auf ein neues Level heben. Schließlich hilft es Ihnen dabei, Ihre Performance über alle Standorte und Abteilungen hinweg zu optimieren. So konnte ALDI Dänemark seinen Store Managern beispielsweise täglich 30 Minuten an Verwaltungsaufwand ersparen. Hier erfahren Sie mehr zur WFM-Geschichte von ALDI Dänemark.

Moderne WFM-Lösungen sind zudem flexibel, smart und digital. Lästige Zettellage und aufwendige Spreadsheets braucht es nicht mehr. Der Modeschmuck-Gigant Bijou Brigitte konnte seine interne Kommunikation dadurch maßgeblich verschlanken und das Vertrauen aller Mitarbeitenden stärken. Lesen Sie hier mehr zu Bijou Brigitte und tamigo.

Mit tamigo erhält Ihr Unternehmen ein digitales, cloudbasiertes Workforce Management, das immer auf dem neuesten Stand ist. So können Sie Ihr betriebliches Wissen und Ihre vertriebsrelevanten Daten in einer einzigen, leicht zugänglichen Software sammeln. Das ermöglicht es Ihnen und Ihren Kolleg:innen, proaktive Entscheidungen zu treffen, um Ihr Unternehmen zu skalieren.

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